“Men dette har vi jo informert om”

Eller: hvorfor du forklarer det samme en gang til, når du vet du har sendt en mail

Du vet når det skjer.

Du sitter i et helt vanlig møte. Ikke noe spesielt. Litt status, noen avklaringer, det som må tas der og da. Og så kommer det:

“Hvordan gjør vi egentlig dette?”

Du stopper et lite sekund. Ikke fordi spørsmålet er vanskelig, men fordi du vet at dette har du informert om. Det er ikke lenge siden heller. Du husker at du tenkte at nå er det i hvert fall tydelig kommunisert ut.

Likevel sitter du der og forklarer det en gang til.

Det som er litt irriterende, er at dette ikke er noe du har slurvet med. Du sendte ut en ordentlig e-post. Ikke en sånn kjapp “til info”, men en som faktisk forklarte hva som skulle gjøres og hvorfor. Du tok det opp i møtet, nettopp for å være sikker på at alle fikk det med seg. Du lagret det til og med på et sted hvor ting alltid ligger, så det skal være mulig å finne det igjen.

Du gjorde egentlig jobben din.

Det hadde vært enklere hvis det var den samme personen hver gang. Da kunne du i det minste forklart det med at “han leser aldri e-post” eller “hun følger ikke helt med i møter”.

Men det er ikke sånn. Det er litt tilfeldig. Den ene gangen er det en som pleier å ha full kontroll. Neste gang er det en som alltid ligger litt foran. Det er akkurat nok variasjon til at du ikke helt kan forklare det bort.

Og da blir det litt mer et «deg problem»

Hvis du er ærlig, så vet du at du har vært der selv også. Du har lest noe litt for raskt fordi du egentlig var på vei videre til noe annet. Du har sittet i et møte og tenkt at dette gir mening, uten å koble det til hva det faktisk betyr i praksis. Du har sett noe bli lagret et sted og tenkt at det finner du igjen senere.

Og så har du ikke gjort det.

Så du gjør det som virker logisk. Du prøver å være enda tydeligere. Strammer inn formuleringene. Gjentar litt oftere. Sørger for at det kommer ut i flere kanaler, så det ikke er noe å lure på.

Det føles riktig. Men klarer du å treffe allikevel?

For informasjonen din treffer ikke et tomt rom. Den treffer en arbeidsdag som allerede er full. Noen sitter midt i en avstemming som ikke går opp. Noen er halvveis i en lønnskjøring. Noen prøver å bli ferdig før en frist som egentlig var i går. I den situasjonen er det ikke nødvendigvis det du har sendt ut som får mest oppmerksomhet.

Og så skjer det samme igjen.

Ikke i et møte, ikke på mail, men midt i noe annet. Kanskje i en kort prat mens noen sitter fast i noe og trenger å komme videre. Spørsmålet dukker opp igjen, og du forklarer det en gang til. Litt mer konkret, tett på det de faktisk jobber med.

Og da sitter det.

Ikke fordi du sa det bedre, men fordi det traff et tidspunkt hvor det faktisk var relevant.

Det er kanskje også der utfordringen ligger. Det holder ikke å ha sagt noe tydelig. Det holder ikke å ha sendt det ut til alle. Det må treffe på et tidspunkt hvor folk faktisk har kapasitet til å ta det inn.

Og det er mye vanskeligere å styre.

Hvis du kjenner på at dette er vanskelig så er du ikke alene. De fleste som leder små og mellomstore virksomheter har vært i akkurat denne situasjonen. Den hvor du vet at du har gjort det du skal, og likevel må forklare det en gang til.

Det betyr ikke at du gjør noe feil. Det betyr bare at informasjonsflyt ikke er så enkelt som å trykke send.