Personal­håndbok

Hva er en god personalhåndbok?

En god personalhåndbok er viktig for alle bedrifter. Vi får ofte spørsmål om hva den skal inneholde. Under har vi satt opp noen av områdene vi tenker er viktig å ha med.

Personalhåndboken er et verktøy som skal bidra til rettferdig behandling av alle medarbeidere. Den skal i tillegg fungere som en veileder for alle i bedriften. Målet er at personalhåndboken skal fungere som et oppslagsverk når man har spørsmål rundt rutiner og drift. En god personalhåndbok kan bidra til å bygge kultur, og være med på å sette standarden i bedriften. Det er derfor viktig at man arbeider kontinuerlig med den, og vi anbefaler en digital løsning, slik at alle ansatte kan holde seg oppdatert til enhver tid.

Personalhåndboken skal være et tillegg til punktene som er regulert i arbeidsavtalen, og skal gi tydelig informasjon om bedriftens interne rutiner og retningslinjer. Man velger ofte å henvise til personalhåndboken i arbeidsavtalen, og det er derfor viktig at personalhåndboken er oppdatert og tilgjengelig for alle.

Hva bør en personalhåndbok inneholde?

Vi i ilico mener at det er viktig å si noe om bedriftens visjon, etikk og verdier. Dette bidrar til å bygge kultur, og skape en felles forståelse i bedriften.

I tillegg skal en personalhåndbok fungere som et oppslagsverk der hver enkelt medarbeider kan finne informasjonen de ønsker.  Personalhåndboken bør utfylle arbeidsavtalen og være tydelig på intern praksis i bedriften. Dette kan omhandle alt fra arbeidstid, mulighet for avspasering, overtid, bruk av hjemmekontor og f.eks. fleksibel arbeidstid.

Sykdom og permisjoner

Den ansatte har krav på sykepenger ved sykdom, men arbeidsmiljøloven legger noen føringer for når det er arbeidsgivers plikt å utbetale sykepenger, og når det er NAV som skal utbetale. Det er også lovkrav til hvor lenge en arbeidstaker må ha vært ansatt i bedriften for å kunne benytte seg av egenmelding og sykemelding. Personalhåndboken bør også inneholde noe om meldeplikt ved sykefravær, barns og barnepassers sykdom og lønn under sykdom.

Vi opplever også at det ofte er spørsmål vedrørende permisjoner. Noen permisjoner er lovpålagt, mens andre kan være et gode. Det er derfor viktig at din bedrift har kontroll på hvilke rutiner som gjelder hos dere, og hvilke goder man har som ansatt.

Lønn og ansettelsesforhold

Lønn og ansettelsesforhold reguleres i arbeidsavtalen. Det er allikevel naturlig å ta opp enkelte punkter vedrørende dette i personalhåndboken.  Det som vil være naturlig å ta med kan være arbeidsreglement, informasjon om prøvetid, tidspunkt for lønnsutbetaling og eventuelle andre rutiner rundt lønn som er felles for bedriften. Personalhåndboken bør også si noe om rutiner når arbeidsforholdet avsluttes. Dette kan være informasjon om oppsigelsesfrister, advarsel, fratredelse og ansattes krav på attest.

Ferie

En god personalhåndbok skal inneholde informasjon rundt ferie. Dette er regulert i arbeidsavtalen, men er fornuftig å utdype. Det er viktig å ha med informasjon om tidspunkt for ferieavvikling, utbetaling av feriepenger, retningslinjer for ferieavvikling ved sykdom, hva som skjer ved sykdom i ferien og rutiner for overføring av ferie.

Varsling

Alle bedrifter med fem eller flere ansatte er pålagt å ha en rutine for varsling. Her er det viktig at alle ansatte har tilgang til rutinebeskrivelsen, og vet hva de skal gjøre den dagen man eventuelt har behov for å varsle.

Andre ordninger i bedriften

Alle bedrifter har noen ordninger som er spesifikke for akkurat dem. Dette kan være alt fra forsikringer og trening til telefon og internett. Det er bedriftens ansvar å sørge for at alle rutiner er tilgjengelig for alle ansatte. Ved å ha en god personalhåndbok sikrer dere dette.

Vi i ilico har lang erfaring i å bistå bedrifter med utforming av personalhåndbok. Vi samarbeider også med den digitale leverandøren Kuba, slik at vi kan tilby rammeverket som er nødvendig for å bygge en god digital håndbok.