Digital personalhåndbok: Hva bør den inneholde?
Hvordan melder jeg fra om sykdom? Hvor finner jeg reglene for hjemmekontor? Og når må jeg sende inn ferieønskene mine?
Som leder har du sikkert svart på disse spørsmålene flere ganger. En personalhåndbok samler svarene, slik at ansatte kan finne frem selv. Den gir også deg noe å støtte deg på når du skal forklare hva som gjelder hos dere.
Start med det de ansatte trenger å vite
Det kan være vanskelig å vite hvor omfattende en personalhåndbok bør være. Et godt utgangspunkt er spørsmålene dere får i hverdagen, og rutinene dere trenger at alle kjenner til.
Dette er vanlige temaer:
Arbeidstid: Hvordan registreres timer, og hvilke ordninger har dere for fleksitid, overtid og avspasering?
Ferie og fravær: Hvordan søker ansatte om ferie eller permisjon, og hvem skal ha beskjed ved sykdom?
Lønn og utlegg: Når utbetales lønn, og hvordan leverer man reiseregninger og andre utlegg?
Hjemmekontor og utstyr: Hva må avtales, og hvilke regler gjelder for bruk av virksomhetens utstyr?
Forsikringer og personalordninger: Hvilke ordninger har dere, og hvor finner ansatte mer informasjon?
Arbeidsmiljø og varsling: Hvem kan ansatte kontakte hvis noe ikke er som det skal, og hvordan går de frem?
Skriv konkret. Under sykdom bør det for eksempel stå hvem den ansatte skal kontakte, hvordan beskjeden skal gis og hvor fraværet registreres. Da blir det lettere å følge rutinen.
Hva er fordelen med en digital personalhåndbok?
Med en digital personalhåndbok har de ansatte tilgang til den oppdaterte versjonen, også på mobilen. Når noen lurer på hva som gjelder for ferie, fravær eller hjemmekontor, vet de hvor de skal lete.
Vi i ilico samarbeider med Huma og kan sette opp personalhåndboken deres der. Vi tilpasser innholdet til virksomheten og kan hjelpe med å holde det oppdatert. Bruker dere et annet HR-system, eller ønsker håndboken som et eget dokument, hjelper vi dere med det også.
Kan dere bruke en mal?
En mal for personalhåndbok kan spare dere for mye arbeid. Den gir en struktur og hjelper dere å huske temaer dere ellers kunne oversett.
Men innholdet må gjennomgås før håndboken tas i bruk. En mal kan beskrive ordninger dere ikke har, eller mangle rutiner som er viktige hos dere.
Gå derfor gjennom hvert tema og spør: Stemmer dette med det vi har avtalt, og slik vi faktisk jobber? Sjekk også at innholdet er i tråd med regelverket og eventuelle tariffavtaler.
Er det krav om å ha en personalhåndbok?
Det finnes ikke et generelt lovkrav om at alle virksomheter skal ha en personalhåndbok. Dere kan likevel ha plikt til å ha bestemte skriftlige rutiner, og noen virksomheter skal ha et arbeidsreglement.
Håndboken kan gjøre denne informasjonen lettere tilgjengelig. Den erstatter ikke arbeidsavtalene eller arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Hvilke krav som gjelder, må vurderes ut fra virksomheten deres.
Hvem passer på at den er oppdatert?
Avtal hvem som har ansvar for håndboken, og sett av tid til å gå gjennom den jevnlig. Endringer i regler, avtaler eller egne rutiner kan gjøre det nødvendig å oppdatere innholdet.
Gi ansatte beskjed når noe endres, og vis nye medarbeidere hvor de finner håndboken. Det er lettere å få den i bruk når den blir en naturlig del av opplæringen.
Trenger dere hjelp med personalhåndboken?
Vi i ilico kan hjelpe dere med å lage en ny personalhåndbok eller gå gjennom den dere allerede har. Sammen avklarer vi hva som bør være med, tilpasser innholdet og gjør det tilgjengelig for de ansatte. Vi kan også hjelpe med oppdateringene fremover.
Kommentarer