Hva gjør du når en ansatt sier det er for mye?

En ansatt forteller deg at det er for mye å gjøre. Du vet at dere har hatt mye å gjøre i det siste, men hadde kanskje ikke fått med deg hvor vanskelig det var blitt for akkurat denne medarbeideren.

Hvor begynner du? Det kan være fristende å finne en rask løsning, men først trenger du å vite litt mer. Hva er det som ikke går opp i løpet av arbeidsdagen, og hvor lenge har det vært slik?

Se på oppgavene sammen

Det er ikke alltid lett å forklare hvorfor arbeidet har blitt for mye. Medarbeideren vet kanskje bare at dagene ikke strekker til, og at oppgavene fortsetter å komme.

En gjennomgang av en vanlig arbeidsuke kan gjøre det lettere å forstå. Hva går tiden til? Hvilke oppgaver blir liggende? Kommer det stadig noe som må løses før det planlagte arbeidet?

Kanskje får medarbeideren oppgaver fra flere ledere som ikke kjenner til hverandres bestillinger. Kanskje går mye tid med til å hjelpe andre. Det kan også være oppgaver medarbeideren er usikker på, og derfor bruker langt mer tid på enn du hadde regnet med.

Spør gjerne hva vedkommende trenger hjelp til. Svaret kan være en annen løsning enn den du selv hadde sett for deg.

Du må være med på å prioritere

Hvis medarbeideren prøver å rekke alt, hjelper det lite å be vedkommende prioritere bedre uten å avklare hva som kan vente.

Som leder har du gjerne større mulighet til å flytte en frist, redusere omfanget av en oppgave eller avklare forventninger med en kunde. Det er ikke sikkert medarbeideren opplever å kunne ta de valgene selv.

Gå derfor gjennom hva som må gjøres nå, og hva dere kan utsette eller ta bort. Hvis flere ledere gir oppgaver til samme person, må dere bli enige om hva som skal komme først.

Noen ganger er arbeidsmengden rett og slett for stor. Da må dere vurdere oppgavene opp mot kapasiteten dere har. Å flytte arbeid til neste uke hjelper lite hvis den allerede er full.

Hva har dette med psykososialt arbeidsmiljø å gjøre?

Psykososialt arbeidsmiljø handler blant annet om forventningene vi møter på jobb, forholdet til kolleger og ledere, og støtten vi får når arbeidet blir krevende. Arbeidsmengde og tidspress er en del av dette.

Fra 1. januar 2026 ble regelverket tydeligere. Arbeidsgivers ansvar er ikke nytt, men reglene presiserer forhold dere må være oppmerksomme på. Blant disse er uklare eller motstridende forventninger, ubalanse mellom arbeidsmengde og tilgjengelig tid, og tilgang til støtte og hjelp. Arbeidstilsynet forklarer endringene her.

Det betyr ikke at det aldri kan være travelt. Men dere må vurdere hvor stor belastningen er, hvor lenge den varer, og om medarbeiderne får den støtten de trenger. En travel periode med en tydelig avslutning kan oppleves annerledes enn en arbeidshverdag der man aldri kommer ajour.

Er det noe ved måten dere jobber på som bør endres?

Selv om en medarbeider sier fra, kan årsaken berøre flere.

Kanskje har dere fått flere oppdrag uten å justere bemanningen. Kanskje er det uklart hvem som har ansvar for enkelte oppgaver, slik at de stadig havner hos den samme personen. Eller en midlertidig ordning har blitt stående mye lenger enn planlagt.

Da er det verdt å undersøke hvordan arbeidet fungerer også for resten av teamet. Dere kan snakke om oppgavefordeling og prioriteringer uten å dele personlige opplysninger fra samtalen.

Det som kommer frem, kan også vise behov for å oppdatere kartleggingen og risikovurderingen i HMS-arbeidet. Forhold som kan føre til helseplager, skal vurderes sammen med medarbeiderne og deres representanter. Verneombudet skal involveres. Kartlegging, vurderinger og tiltak skal dokumenteres skriftlig, i et omfang som passer virksomheten. Les mer om risikovurdering hos Arbeidstilsynet.

En samtale kan være et godt sted å begynne. Hvor grundig dere må gå videre, avhenger av det dere finner.

Følg opp om det faktisk ble bedre

Avtal en ny prat når dere blir enige om tiltakene. Da vet medarbeideren at du følger opp, og slipper å ta initiativ til å si fra enda en gang.

Har det blitt lettere å rekke oppgavene? Er det tydelig hva som skal prioriteres? Har det kommet nye oppgaver som gjør at dere er tilbake der dere startet?

Se også på hva endringene har betydd for andre. Hvis en kollega har overtatt arbeid, må dere undersøke om det er plass til det hos vedkommende.

Hvis tiltakene ikke har hjulpet, må dere vurdere hva mer som trengs. Det kan være større endringer i oppgavefordelingen, andre frister eller mer kapasitet. Skriv kort ned hva dere har vurdert og avtalt videre.

Spørsmål om arbeidsmengde kan gjerne få en fast plass i samtalene du allerede har med medarbeiderne. Da får dere anledning til å avklare forventninger og gjøre justeringer før noen opplever at det blir for mye.

Trenger du hjelp til å følge opp?

Det kan være vanskelig å vite hva du bør gjøre når en medarbeider sier at belastningen er blitt for stor. ilico kan hjelpe deg med å forberede samtalen, vurdere det som kommer frem og følge opp underveis. Vi bistår også med kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø og tiltak som passer virksomheten.

Ta kontakt med oss, så ser vi på situasjonen sammen.